شرکتها، مؤسسات و فریلنسرهایی که در امارات فعالیت تجاری دارند، و معملات مشمول این طرح را انجام میدهند، در تاریخ مقرر ملزم به شروع استفاده از این سیستم هستند. این طرح بهصورت مرحلهای و براساس میزان درآمد سالانه، برای شرکتها و اشخاص، اجباری میشود.
آیا اتصال به این سیستم برای کسبوکار شما اجباری است؟
اگر صاحب کسبوکار یا فریلنسر مشمول اتصال به سیستم فاکتور الکترونیکی امارات هستید، باید یک ارائهدهنده تأییدشده(ASP) را انتخاب کنید و قرارداد اتصال به سیستم را از طریق سامانه (EmaraTax)، ثبت کنید.
شرکتهای نرمافزاری یا شرکت های نرافزری و ارائهدهندگان خدمات فاکتور ای که میخواهند خدمات رسمی فاکتور الکترونیکی در این سامانه زا ارائه کنند، باید از وزارت دارایی برای دریافت اعتبار (ASP) درخواست دهند. این درخواست از پرتال جداگانه وزارت دارایی انجام میشود.
در ادامه بیشتر توضیح میدهیم.
آموزش اتصال صاحبان کسبوکار و فریلنسرهای مشمول به سیستم فاکتور الکترونیکی امارات
مرحله اول؛ شماره TIN خود را بررسی کنید
برای ورود عملی به نظام فاکتور الکترونیکی، کسبوکار باید شماره شناسایی مالیاتی (TIN) داشته باشد.
اگر قبلاً نزد اداره فدرال مالیات برای یکی از انواع مالیات ثبت شدهاید، (TIN) شما همان ۱۰ رقم ابتدایی شماره (TRN) است.
اگر مشمول فاکتور الکترونیکی هستید اما الزام دیگری برای ثبت مالیاتی نداشتهاید، باید از طریق (EmaraTax) برای دریافت (TIN) اقدام کنید.
پیش از انتخاب ارائهدهنده، اطلاعات شرکت در (EmaraTax) را نیز بررسی کنید. مجوز تجاری، آدرس، اطلاعات تماس و سایر مشخصات باید بهروز باشند.
مرحله دوم؛ یک ASP مناسب انتخاب کنید
وزارت دارایی فهرستی از ارائهدهندگان خدمات فاکتور الکترونیکی را منتشر میکند و این فهرست بهطور دورهای بهروزرسانی میشود. صفحه عمومی وزارت دارایی در حال حاضر شرکتهای دارای «پیشتأیید» را نیز مشخص میکند؛ بنابراین هنگام قرارداد، وضعیت فعلی ارائهدهنده را دوباره بررسی کنید.
مشاهده فهرست رسمی ارائهدهندگان فاکتور الکترونیکی
برای انتخاب صرفاً قیمت را مقایسه نکنید. وزارت دارایی توصیه کرده است سازگاری با نرمافزار حسابداری یا (ERP)، روش اتصال، امنیت، محل نگهداری داده، پشتیبانی، سطح خدمات و مدل قیمتگذاری بررسی شود.
یک نکته مهم دیگر، هزینه فاکتورهاست. مقررات ارائهدهندگان آنها را متعهد میکند سالانه ۱۰۰ خدمت تبادل و گزارش فاکتور الکترونیکی رایگان را از زمان قرارداد با کاربر ارائه کنند. بهتر است این موضوع در قرارداد شما بهوضوح درج شود.
مرحله سوم؛ قرارداد تجاری با ASP ببندید
انتخاب نام یک شرکت در سامانه بهتنهایی کافی نیست. پیش از تکمیل اتصال در (EmaraTax)، باید شرایط تجاری و قراردادی خود را با ارائهدهنده منتخب نهایی کنید.
در این قرارداد درباره هزینه، تعداد فاکتورها، نحوه اتصال، خدمات پشتیبانی، مسئولیت رفع خطا و سطح دسترسی به دادهها توافق کنید. راهنمای رسمی، نهاییشدن تعهدات قراردادی را پیش از مرحله (Onboarding) الزامی میداند.
مرحله چهارم؛ ASP را در EmaraTax متصل کنید
فرایند اتصال باید توسط خود کسبوکار یا نهاد آغاز شود؛ ارائهدهنده نمیتواند بهجای شما این مرحله را شروع کند.
مدیر حساب کسبوکار وارد (EmaraTax) میشود. سپس از منوی سمت چپ گزینه (E-INVOICING) را انتخاب میکند.
فهرست ارائهدهندگان نمایش داده میشود. پس از انتخاب شرکت موردنظر، گزینه (Proceed to ASP) را بزنید.
سامانه شما را به پرتال همان ارائهدهنده منتقل میکند تا ادامه مراحل شناسایی و اتصال انجام شود.
ورود مستقیم به سامانه EmaraTax
هر شخص یا شرکت برای نیازهای فاکتور الکترونیکی خود باید فقط یک (ASP) داشته باشد. همان ارائهدهنده برای ارسال و دریافت فاکتورهای الکترونیکی استفاده میشود.
مرحله پنجم؛ شناسه Peppol دریافت کنید
در جریان اتصال، برای کسبوکار یک شناسه مشارکت در شبکه (Peppol) ایجاد میشود.
طبق راهنمای رسمی، این شناسه از کد (0235) و شماره ۱۰ رقمی (TIN) شما تشکیل میشود. این شناسه برای شناسایی کسبوکار در شبکه فاکتور الکترونیکی استفاده خواهد شد.
مرحله ششم؛ نرمافزار حسابداری را متصل کنید
پس از اتصال اولیه، باید روش انتقال اطلاعات میان نرمافزار حسابداری یا (ERP) و ارائهدهنده مشخص شود.
ممکن است کسبوکار شما به اتصال مستقیم، رابط برنامهنویسی، تغییر در سیستم فعلی یا روش دیگری نیاز داشته باشد. نوع راهکار به سیستم فعلی و خدمات (ASP) انتخابی بستگی دارد.
در این مرحله باید مطمئن شوید تمام اطلاعات اجباری فاکتور قابل استخراج و انتقال هستند. سپس ارسال و دریافت فاکتور بهصورت آزمایشی از ابتدا تا انتهای مسیر تست میشود.
مرحله هفتم؛ آزمایش نهایی و شروع استفاده
پیش از شروع عملیاتی، ارسال فاکتور، دریافت فاکتور و گزارش دادههای مالیاتی باید آزمایش شود.
همچنین بهتر است با (ASP) مشخص کنید خطاهای انتقال چگونه پیگیری میشوند و چه کسی مسئول بررسی پیامهای ناموفق است.
پس از تکمیل تست، کسبوکار میتواند تبادل فاکتورهای الکترونیکی را آغاز کند.
مهلت کسبوکارها برای انتخاب ASP
شرکتهای نرمافزاری چگونه در سیستم فاکتور الترونیکی امارات، ASP شوند؟
این بخش برای شرکتی است که میخواهد خدمات رسمی فاکتور الکترونیکی به سایر کسبوکارها ارائه کند.
مهمترین شرایط اولیه دریافت اعتبار ASP
شرکت متقاضی باید ارائهدهنده دارای گواهی فعال (Peppol) باشد و آزمونهای انطباق (OpenPeppol) را پشت سر گذاشته باشد.
متقاضی باید شخصیت حقوقی ثبتشده در امارات داشته باشد، یا اگر در کشور دیگری ثبت شده است، مجوز فعالیت در امارات را نیز دریافت کرده باشد.
حداقل سرمایه پرداختشده معادل ۵۰ هزار درهم تعیین شده است. همچنین ثبت مالیات شرکتی و در صورت لزوم ثبت مالیات بر ارزش افزوده ضروری است.
پس از اصلاح مقررات در سال ۲۰۲۶، شرکت میتواند از محصول فنی متعلق به طرف ثالث استفاده کند یا بخشهایی از توسعه و عملیات را برونسپاری کند. با این حال، مسئولیت رعایت الزامات همچنان با خود متقاضی باقی میماند.
محصول مورد استفاده باید دستکم دو سال سابقه عملیاتی داشته باشد. تجربه مرتبط میتواند متعلق به خود متقاضی یا طرف ثالثی باشد که محصول یا عملیات را تأمین میکند.
چه مدارکی برای درخواست ASP لازم است؟
وزارت دارایی مدارک را در چند گروه اصلی درخواست میکند:
مدارک شرکتی: مجوز تجاری، مدرک سرمایه پرداختشده، گواهی ثبت مالیات شرکتی و مجوز نماینده قانونی.
مدارک فنی و سابقه: مدرک تجربه فاکتور الکترونیکی و قرارداد معتبر با (OpenPeppol) یا مرجع (Peppol).
امنیت و تداوم فعالیت: گواهی (ISO 22301)، گواهی (ISO/IEC 27001)، طراحی محیط فنی، احراز هویت چندمرحلهای، رمزنگاری و مدارک پایش امنیت.
عملیات و پشتیبانی: مدارک پشتیبانی مستمر و سازوکار بهروزرسانی محصول.
بیمه: مدارک بیمه در مرحلهای که نتایج تست پیشتأیید ارائه میشود.
مقررات همچنین حداقل پوشش بیمه مسئولیت حرفهای را ۲.۵ میلیون درهم تعیین کرده است. پوشش بیمه جرایم و کلاهبرداری سایبری نیز هرکدام حداقل ۵ میلیون درهم است.
آموزش ثبت درخواست ASP مرحلهبهمرحله
ابتدا وارد صفحه خدمت «اعتباردهی ارائهدهندگان فاکتور الکترونیکی» در سایت وزارت دارایی شوید.
صفحه رسمی درخواست اعتبار ASP وزارت دارایی
گزینه (Start Service) را انتخاب کنید و با (UAE Pass) وارد پرتال شوید.
سپس گزینه (Submit Accreditation Request) را انتخاب کنید. اطلاعات اجباری شرکت و محصول را تکمیل و مدارک لازم را بارگذاری کنید.
پس از بررسی نهایی اطلاعات، درخواست را ارسال کنید. ارسال مدارک از طریق ایمیل جایگزین ثبت درخواست در پرتال رسمی نیست.
پرتال سه بخش اصلی دارد: صفحه اصلی، ارسال درخواست و وضعیت درخواست. پس از ثبت، وضعیت پرونده و اقداماتی که باید انجام دهید از بخش (My Application Status) قابل پیگیری است.
بعد از ثبت درخواست ASP چه اتفاقی میافتد؟
وزارت دارایی ابتدا مدارک و شرایط متقاضی را بررسی میکند. ممکن است برای تکمیل پرونده اطلاعات یا مدارک دیگری درخواست شود.
پس از آن، مراحل فنی شامل تستهای (OpenPeppol)، تست شناسایی و اتصال کاربران با اداره فدرال مالیات و آزمایش در محیط عملیاتی انجام میشود.
وضعیت پرونده میتواند «در حال بررسی»، «در انتظار پاسخ شرکت»، «پاسخ دریافت شد»، «پیشتأیید»، «تأیید کامل» یا «رد درخواست» باشد.
پاسخ درخواست ASP چقدر زمان میبرد؟
وزارت دارایی مدت انجام این خدمت را ۹۰ روز کاری اعلام کرده و برای خود خدمت هزینهای دریافت نمیکند.
طبق متن مقررات، وزارت دارایی حداکثر ظرف ۹۰ روز کاری از دریافت درخواست، تصمیم میگیرد یا اطلاعات بیشتری درخواست میکند.
اگر مدارک تکمیلی درخواست شود، تصمیم نهایی باید حداکثر ظرف ۳۰ روز کاری پس از دریافت اطلاعات جدید صادر شود.
پس از تأیید درخواست، اطلاعرسانی تأیید حداکثر ظرف پنج روز کاری انجام میشود. نتیجه تستهای پیشتأیید نیز ظرف هفت روز کاری پس از تکمیل تست بررسی و اعلام میشود.
بنابراین «۹۰ روز کاری» را نباید به معنای تضمین دریافت تأیید نهایی دقیقاً در روز نودم دانست. درخواست اطلاعات یا مراحل آزمایش میتواند فرایند کامل اعتباردهی را طولانیتر کند.
چرا نباید انتخاب ASP را تا آخرین روز عقب انداخت؟
انتخاب ارائهدهنده پایان کار نیست. پس از آن قرارداد، اتصال سیستم حسابداری، آمادهسازی دادهها و آزمایش عملیاتی باقی میماند.
برای شرکتهایی که چند سیستم مالی، شعب متعدد یا حجم بالای فاکتور دارند، مرحله یکپارچهسازی میتواند زمانبر باشد. رسانههای اماراتی نیز بر آغاز زودتر فرایند آمادهسازی و تست تأکید کردهاند.
عدم انتخاب ارائهدهنده یا عدم اجرای سیستم در مهلت قانونی میتواند برای شخص مشمول، جریمه ۵ هزار درهم برای هر ماه یا بخشی از ماه تأخیر ایجاد کند.
افزودن دیدگاه